O prefeito Telmo Kirst assinou na tarde da terça-feira, 11 de fevereiro, o termo de início do serviço que promoverá a digitalização de todos os documentos existentes no arquivo do município. A empresa responsável pelo processo é a Doc Web Micro Filmagens Ltda, vencedora da licitação aberta em dezembro de 2013.
O trabalho será feito em lotes e seguirá um cronograma a ser definido pela empresa junto à Secretaria Municipal de Administração e Comunicação Social. De acordo com o coordenador da Unidade de Execução Municipal, Luciano Cirolini, o primeiro passo é a triagem dos documentos. “Os arquivos digitalizados serão lançados no servidor de banco de dados do município, mas não serão eliminados após a digitalização. A eliminação de documentos no setor público obedece a procedimentos previstos na legislação arquivística específica, tais como a elaboração de uma tabela de temporalidade para determinar o prazo de permanência dos documentos em arquivo, conforme as normas do Conselho Nacional de Arquivos”, explica.
DECOM/PMSCS/Divulgação
Prefeito (C) assinou o contrato. Primeiro passo é a triagem dos documentos
No total, serão digitalizadas 3,26 milhões de páginas de documentos em um prazo máximo de um ano. O acervo é constituído, principalmente, por papéis em tamanho A4 e A3 (empenhos, termos de contrato, fichas funcionais, peças processuais entre outros), e também de documentos em páginas de tamanho A0, A1 e A2 (mapas, plantas entre outros).
Conforme o secretário municipal de Administração e Comunicação Social, Edemilson Severo, a digitalização é mais uma ferramenta integrante do Programa de Gestão e Qualidade do Município de Santa Cruz do Sul (PGQM), que busca a implantação gradativa de uma gestão modernizada com reflexos na economicidade, melhora do desempenho dos servidores e racionalização dos processos. “A digitalização proporcionará eficiência na busca de registros que são indispensáveis para pesquisa ou comprovação de qualquer documento que eventualmente possa interessar para o ambiente interno ou para a população”, afirma.
